21/05/2025
Organisationsgenie mit Stahl-Nerven gesucht (Assistenz der Geschäftsleitung m/w/d in Vollzeit)
Ort: doc4pets GmbH | Bergwaldstraße 30 | 76227 Karlsruhe
Willkommen bei doc4pets – wo Tiermedizin auf Wahnsinn trifft.
Die doc4pets GmbH ist nicht irgendein Unternehmen, sondern die Holdinggesellschaft für aktuell sechs Kleintierpraxen im südwestdeutschen Raum – und damit die Schaltzentrale für alles, was hinter den Kulissen der Tiergesundheit brummt, zischt und manchmal auch explodiert. Damit das Ganze nicht implodiert, suchen wir Sie: eine Assistenz der Geschäftsleitung, die nicht nur mitdenkt, sondern vordenkt, nachhakt, organisiert und gelegentlich auch liebevoll Druck ausübt – vor allem dann, wenn es mal wieder „brennt“ (und das tut es öfter, als wir zugeben wollen).
Ihre Aufgaben (kein Yoga, keine Katzenvideos – echte Arbeit):
• Vorbereitung der DATEV-Buchungen
Sie bereiten alles so sauber und strukturiert auf, dass selbst die Steuerberaterin ein Tränchen der Rührung verdrückt.
• Kontakt mit Kreditoren
Sie telefonieren mit Rechnungsstellern, als hätten Sie nie etwas anderes getan, und behalten auch bei „Sie haben da noch eine Gutschrift aus 2022 offen“ die Contenance.
• Dienstplanpflege & sanfter Einpeitscherin
Wer wann wo arbeitet, weiß niemand so genau – außer Ihnen. Und wenn’s eng wird, motivieren Sie mit sanftem Nachdruck und gelegentlichem Schokoladenwurf.
• Mahnwesen
Sie schreiben Zahlungserinnerungen, die gleichzeitig höflich, deutlich und so elegant formuliert sind, dass sich die Schuldner fast bedanken.
• Administrative Schnittstelle zu Dienstleistern & Behörden
Sie kommunizieren mit Energieversorgern, IT-Dienstleistern, Ämtern und anderen Wundertüten der Bürokratie – freundlich, verbindlich und mit dem inneren Mantra: „Ich lasse mich nicht aus der Ruhe bringen.“
Was wir erwarten (und das meinen wir ernst):
• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung.
• Sie haben Organisationstalent, das selbst in Krisensituationen funktioniert – also z. B. Montagmorgen um 8:00 Uhr mit drei spontanen Krankmeldungen und einer Steuerprüferin im Empfang.
• Sie besitzen ein hohes Maß an Eigenverantwortung, Diskretion und Frustrationstoleranz.
• Sie beherrschen Deutsch in Wort und Schrift – und zwar so, dass man Ihre Mails versteht (und auch liest).
• Sie sind kein Hobby-Tänzer, Katzenretter oder Digital-Nomade – wir suchen jemanden in Vollzeit, der seine Energie tagsüber hier lässt und nicht im Feierabend-Newsletter über Work-Life-Balance doziert.
Was Sie erwartet:
• Eine Verantwortungsvolle Schlüsselrolle im Maschinenraum eines dynamisch wachsenden Tiermedizinunternehmens.
• Kurze Wege, direkte Kommunikation, wenig Politik – dafür ehrliches Feedback und viel Eigenverantwortung.
• Ein Arbeitsplatz, bei dem es selten langweilig wird – und das meinen wir ganz ohne Ironie.
• Ein aufgeschlossenes Team, das auch mal lacht, wenn alles schiefläuft.
Wenn Sie also mit Cholerik umgehen können, Listen lieben, Bürokratie zähmen und Termine managen, bevor sie überhaupt existieren – dann bewerben Sie sich jetzt. Nicht morgen. Jetzt.
Bewerbungen bitte per E-Mail an:
doc4pets GmbH
Bergwaldstraße 30
76227 Karlsruhe
[email protected]
