Rzecznik akademicki ds. studenckich i pracowniczych - Ombudsman

Zapraszamy do kontaktu z ombudsmanem

Każdy, kto zwróci się do ombudsmana, może liczyć na poważne potraktowanie sprawy i wysłuchanie skargi. Ombudsman po zdiagnozowaniu problemu zaproponuje właściwe rozwiązania. Jeśli zainteresowany wyrazi takie życzenie, ombudsman skontaktuje się z odpowiednimi instytucjami. W niektórych przypadkach może też zalecić mediacje. Oprócz zajmowania się zgłaszanymi mu

problemami, ombudsman będzie także promował na Uniwersytecie Warszawskim etyczne postępowanie, organizował szkolenia z zakresu radzenia sobie z konfliktami, a także sugerował, jakie zmiany - dotyczące funkcjonowania uczelni - należy wprowadzić, aby zapobiegać powstawaniu sporów i usprawniać działanie uczelni. Kto może zgłaszać sprawy do ombudsmana? Sprawy do ombudsmana mogą zgłaszać zarówno osoby indywidualne – pracownicy, doktoranci i studenci, jak i jednostki organizacyjne Uniwersytetu Warszawskiego oraz organy samorządu studenckiego i doktoranckiego. Podjęcie czynności przez ombudsmana następuje:

• po zgłoszeniu się ze sprawą przez zainteresowanego członka społeczności akademickiej;
• na wniosek organów samorządu studentów lub samorządu doktorantów;
• na wniosek Rektora;
• na wniosek jednostki organizacyjnej Uniwersytetu;
• z własnej inicjatywy. Do ombudsmana może się zgłosić po pomoc każdy zainteresowany członek społeczności akademickiej: student, doktorant, pracownik naukowy bądź administracyjny. Do zakresu kompetencji ombudsmana należy:

• Promowanie wysokich standardów etycznych oraz alternatywnych metod rozwiązywania sporów w środowisku akademickim.
• Pomoc w rozwiązywaniu konfliktów, łagodzenie ich negatywnych skutków.
• Wspieranie osób indywidualnych i jednostek organizacyjnych UW w rozwiązywaniu problemów powstałych na tle funkcjonowania uczelni.
• Gromadzenie i udostępnianie informacji nt. regulacji obowiązujących na uczelni oraz ogólnych zasad jej funkcjonowania.
• Identyfikowanie źródeł problemów obniżających sprawne funkcjonowanie uczelni.
• Przedstawianie rektorowi informacji i rekomendacji w zakresie niezbędnych zmian zmierzających do poprawy działania uczelni. Przykładowy zakres problemów i sporów, jakie mogą trafiać do ombudsmana:

Ombudsman zajmuje się problemami, które moga pojawić się na tle funkcjonowania pracowników i studentów w ramach Uniwersytetu Warszawskiego. Poniżej przykładowy zakres problemów i sporów, jakie mogą trafiać do ombudsmana:

a. Relacje i konflikty interpersonalne:
• Spory na linii student – profesor/tutor
• Spory na linii przełożony – podwładny
• Spory na linii pracownik administracji – pracownik naukowy
• Spory na linii pracownik administracji – student
• Poziome spory wewnątrzgrupowe – między studentami, pracownikami naukowymi, lub pracownikami administracyjnymi. Sprawy pracownicze, np.
• Mobbing i dyskryminacja
• Nieprawidłowości przy dokonywaniu oceny pracowniczej
• Warunki pracy i polityka kadrowa
c. Sprawy studenckie, np.:
• Nienależne skreślenie z listy studentów
• Naruszenia regulaminu studiów
• Niesprawiedliwe traktowanie
d. Trudności zaistniałe w związku z naruszeniem prawa lub regulaminu uczelni, np.:
• Molestowanie seksualne
• Spory o podłożu dyskryminacyjnym
• Nadużycie władzy, niesprawiedliwe traktowanie
• Naruszanie godności
e. Naruszenie zasady uczciwości akademickiej, np.:
• Kwestie etyczne
• Posiadanie informacji nt nielegalnych lub nieetycznych procederów
• Sprawy związane z naruszeniem prawa własności intelektualna
Do ombudsmana można się zgłosić z każdą sprawą, która dotyczy problemów związanych z funkcjonowaniem w środowisku akademickim. Sposób działania Rzecznika Akademickiego

Zgodnie z § 5 Zarządzenia nr 30 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 16 sierpnia 2011 r. w sprawie powołania na Uniwersytecie Warszawskim Rzecznika Akademickiego ombudsman w swoich działaniach kieruje się zasadami poufności, bezstronności i neutralności. Dodatkową gwarancją bezstronności i neutralności rzecznika jest jego niezależność od innych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu. Standardy działania i zasady etyczne ombudsmana Uniwersytetu Warszawskiego

Ombudsman UW w swoim działaniu opiera się na zasadach etycznych oraz standardach działania przyjętych przez Międzynarodowe Stowarzyszenie Ombudsmanów (International Ombudsman Association (IOA):

Poufność:

Informacje przekazywane ombudsmanowi, oraz tożsamość jego klientów są poufne. Poufność jest zasadą, na jakiej opiera się działanie ombudsmana i może zostać naruszona jedynie w przypadku zaistnienia bezpośrednio zagrażającego niebezpieczeństwa lub ryzyka wyrządzenia poważnej szkody. Niezależność:

Ombudsman działa niezależnie od struktur uniwersyteckich i podlega władzom uczelni jedynie w obszarze budżetowym i administracyjnym. Ombudsman ma dostęp do ludzi i informacji istotnych w sprawie, niezmiennie dbając przy tym o zachowanie zasady poufności. Neutralność i bezstronność:

W danej sprawie ombudsman nie staje po stronie studenta, bądź uniwersytetu, lecz jest rzecznikiem sprawiedliwego procesu. Nie czerpie też osobistych korzyści ze znalezienia rozwiązania danego problemu. Ombudsman unika sytuacji, w których mógłby mieć miejsce konflikt interesów. Nieformalność:

Ombudsman nie występuje jako uczestnik działających na uczelni sformalizowanych procedur administracyjnych luba sądowych, może natomiast prowadzić nieformalne postepowanie wyjaśniające. Kontakt z ombudsmanem ma charakter dobrowolny i ma miejsce wówczas, kiedy dana osoba uzna to za wskazane. Więcej informacji na temat IOA na stronie: www.ombudsassociation.org

Postępowanie w sprawie

Ombudsman przyjmuje zgłoszenia składane osobiście oraz wnoszone drogą telefoniczną, mailową i korespondencyjnie. W sprawach osobistych i bardziej skomplikowanych rekomenduje się osobiste spotkanie z ombudsmanem. Zgłoszenia są przyjmowane według następującej procedury:
1. Wstępne zapoznanie się ze sprawą;
2. Przekazanie osobie zgłaszającej sprawę informacji nt. kompetencji, procedury i zasad działania ombudsmana;
3. Zebranie szczegółowych informacji na temat sprawy, w szczególności okoliczności faktycznych oraz oczekiwań osoby zgłaszającej;
4. Ustalenie toku dalszego działania;
5. Formalne przyjęcie zgłoszenia oraz ewentualnie podjęcie działań w sprawie. Uwaga: ombudsman bada sprawę po otrzymaniu niezbędnych materiałów od osoby zgłaszającej. Członkowie wspólnoty akademickiej mogą omawiać z ombudsmanem nurtujące ich problemy, bez konieczności dalszego ujawniania sprawy lub podejmowania jakichkolwiek formalnych działań. Kolejne kroki są zawsze określane przez zainteresowanych, w zależności od okoliczności i wyboru możliwej opcji. Ponieważ zgodnie z § 5 Zarządzenia nr 30 Rzecznik Akademicki w swoich działaniach kieruje się zasadami poufności, bezstronności i neutralności, warunkiem podjęcia przez ombudsmana działań wyjaśniających jest uzyskanie upoważnienia podpisanego przez osobę zgłaszającą problem lub konflikt. W upoważnieniu osoba zgłaszająca sprawę zwalnia ombudsmana w całości lub w części z obowiązku zachowania poufności. Jaką pomoc można uzyskać od ombudsmana? Ombudsman Uniwersytetu Warszawskiego zapewnia zgłaszającym się do niego osobom poufne wsparcie w problemach dotyczących funkcjonowania środowiska akademickiego UW. Wsparcie jest realizowane za pomocą nieformalnych środków i działań. Ombudsman może:
• Wysłuchać, pomóc w zdefiniowaniu kierunku działania oraz szukaniu możliwych rozwiązań danego problem.
• Wesprzeć w rozwiązaniu konfliktu: pomóc zdiagnozować problem i wybrać sposób jego rozwiązania.
• Zarekomendować mediację i ułatwić jej wszczęcie.
• Przedstawić stosowną informację dotyczącą obowiązujących na Uniwersytecie Warszawskim zasad i regulacji prawnych.
• Pomóc w uzyskaniu informacji i wyjaśnieniu sprawy we właściwej jednostce.
• Przekazać przedstawione informacje władzom uniwersytetu.
• Rekomendować rektorowi zmianę polityki, przepisów lub procedur. Jeżeli zgłaszany problem leży poza kompetencjami ombudsmana, wskaże on odpowiednią instytucję powołaną do zajmowania się tego rodzaju sprawami. Kiedy warto się zwrócić do ombudsmana? Jeśli masz poczucie, że dostrzegasz problem, który w jakikolwiek sposób rzutuje na środowisko akademickie (lub twoje w nim funkcjonowanie) – warto zwrócić się do rzecznika akademickiego. Zasada poufności i nieformalności działania ombudsmana daje gwarancje, że zgłoszenie sprawy nie będzie miało negatywnych konsekwencji dla osoby zgłaszającej. Do ombudsmana możesz się zwrócić w sytuacji, gdy:
• Potrzebujesz opinii osoby z zewnątrz, lub kogoś, kto w sposób poufny wysłucha twoich problemów i doradzi dalszy sposób postępowania.
• Potrzebujesz pomocy w rozwiązaniu skomplikowanej sprawy, z którą sam sobie nie radzisz.
• Uważasz, że zostałeś potraktowany niesprawiedliwie.
• Jesteś w konflikcie, który wpływa na twoje funkcjonowanie na uczelni.
• Potrzebujesz mediatora lub facylitatora.
• Nie wiesz, do kogo powinieneś się zwrócić ze swoją sprawą. Co NIE NALEŻY do kompetencji ombudsmana:

Ze względu na obowiązujące zasady neutralności i niezależności oraz poufny i nieformalny charakter postępowania do kompetencji ombudsmana NIE NALEŻY:
• Podejmowanie decyzji bądź wydawanie wiążących opinii w sprawie.
• Nakładanie sankcji na osoby bądź podmioty naruszające przyjęte zasady.
• Występowanie jako rzecznik osoby pokrzywdzonej.
• Poradnictwo prawne.
• Specjalistyczna pomoc psychologiczna.
• Narzucanie jednostkom uczelni polityki działania w jakimkolwiek obszarze.
• Uczestniczenie w prowadzonym przez władze uczelni formalnym dochodzeniu lub udział w zinstytucjonalizowanym procesie skargowym. Rzecznik akademicki nie podejmuje działań w oparciu o informacje lub doniesienia przekazane w sposób anonimowy! Gdzie szukać pomocy w rozwiązywaniu problemów uczelnianych? Ombudsman ściśle współpracuje z innymi organizacjami związanymi z Uniwersytetem Warszawskim, służącymi pomocą w sprawach dotyczących funkcjonowania uczelni i jej społeczności. Poniżej znajduje się lista organizacji, których celem jest pomoc w rozwiązywaniu problemów utrudniających satysfakcjonujące i efektywne funkcjonowanie członków społeczności akademickiej. Centrum Rozwiązywania Sporów i Konfliktów przy Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego

Zakres działania: prowadzenie mediacji w sporach akademickich, promocja mediacji i innych alternatywnych metod rozwiązywania sporów, wsparcie w rozwiązywaniu konfliktów, edukacja w zakresie metod ADR.
Więcej info: www.mediacje.wpia.uw.edu.pl

Komisja Rektorska ds. Przeciwdziałania Dyskryminacji

Zakres działania: przestrzeganie równego traktowania kobiet i mężczyzn oraz przeciwdziałanie wszelkim innym formom dyskryminacji, w szczególności ze względu na płeć, wiek, rasę, wyznanie, religię, niepełnosprawność czy orientację seksualną
Więcej info: http://senat.uw.edu.pl/text.php?cat=115

Akademicka Poradnia Prawna
Prowadzona przez Fundację na rzecz Studentów i Absolwentów Uniwersytetu Warszawskiego "Univeristatis Varsoviensis"

Zakres działania:bezpłatna pomoc prawna w zakresie prawa cywilnego, rodzinnego i opiekuńczego, pracy, administracyjnego oraz spraw regulaminowych i stypendialnych dla studentów wszystkich warszawskich uczelni. Więcej info: www.akademickaporadniaprawna.pl

Jeśli chcesz, aby informacje o Twojej organizacji znalazły się na tej stronie, napisz: [email protected]

Kontakt

Do ombudsmana można się zgłaszać osobiście, mailowo lub telefonicznie. Ombudsman dyżuruje w poniedziałki i czwartki od godziny 11.00 do 14.00. Optymalne jest wcześniejsze umówienie spotkania. Możliwe jest również przyjście na dyżur bez umawiania się, wówczas jednak pierwszeństwo mają planowane wcześniej spotkania - co wiąże się z ryzykiem czekania, lub koniecznością przyjścia w innym terminie.